Inspelning av samtal och online-möten
Inkommande och utgående samtal via telefon och MS Teams samt online-möten kan spelas in och lagras för att uppfylla lagstadgade krav och för att dokumentera samtalet. Det är endast ljud som spelas in i samband med samtalen och vid online-möten. Bilder och video spelas inte in. Läs nedan om hur vi hanterar inspelningar av samtal via telefon och MS Teams samt online-möten (alla i följande benämnda "samtal").
Syfte och rättslig grund för inspelning och lagring av samtal
Samtalen spelas in och lagras för att dokumentera innehållet i vår kommunikation med dig och används för de ändamål som anges nedan:
Vi spelar in och lagrar samtal som rör investeringstjänster, för att uppfylla våra skyldigheter enligt MiFID II-regleringen och marknadsmissbruksförordningen, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1.c). Dessutom spelar vi in och lagrar samtal, för att dokumentera vad som har sagts, hänt och överenskommits under samtalet, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1.f)
Information om inspelningen
När du ringer till en anställd blir du informerad om samtalet spelas in. När du talar med oss om investeringstjänster kan vi i vissa fall spela in samtalet utan att berätta för dig när det händer. Om så är fallet har du tidigare informerats om inspelningar i samband med ett avtalsförhållande med oss. Vid genomförande av online-möten blir du informerad om inspelningen i möteskallelsen som skickas ut via e-post med en länk till mötet.
Hur vi använder enskilda inspelningar i specifika fall:
Hantering av klagomål och säkerhetsincidenter
Vi kan lyssna på inspelade samtal för att undersöka specifika ärenden, till exempel klagomål från dig och säkerhetsincidenter inklusive fall av potentiellt bedrägeri eller hot mot dig, banken eller anställda, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1, f), jfr artikel 6, punkt 4.
Regelefterlevnad och riskhantering
Vi kan lyssna på stickprov av inspelade samtal för att kontrollera och säkerställa att Danske Bank följer interna och externa regler i samband med kontroll av regelefterlevnad och riskhantering, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1. f), jfr artikel 6, punkt 4.
Lagring och radering av dina personuppgifter
Vi är enligt MiFID II-regleringen skyldiga att lagra inspelade samtal som rör investeringstjänster i 5 år. Enligt Bokföringslagen är vi skyldiga att lagra inspelade samtal som utgör bokföringsunderlag i 7 år efter inspelningsåret. Båda dessa lagringar görs enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1. c). Inspelade samtal som innehåller olika uppdrag lagrar vi i 10 år för att kunna iaktta våra rättigheter inom den allmänna preskriptionstiden, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1. f).
Samtalen raderas 60 dagar efter lagringsperiodens slut. De 60 dagarna ger oss möjlighet att påbörja hanteringen av ett ärende där inspelningarna ingår i ärendehanteringen och där kontakt om ärendet mottas precis innan lagringsperiodens utgång.
Om du eller din samtalspartner hos Danske Bank utnyttjar rättigheterna i dataskyddsförordningen, till exempel genom att begära insyn i ett inspelat samtal, kommer vi i samband med begäran att gå igenom samtalet och därefter lagra filen i den utsträckning det är nödvändigt för att säkerställa dokumentation för efterlevnad av våra skyldigheter, respektive hantering av eventuella härledda klagomål, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1.f). Om du begär att vi ska begränsa behandlingen av ett inspelat samtal enligt dataskyddsförordningens artikel 18, innebär det att vi är skyldiga att lagra inspelningen under den period som begränsningen gäller, enligt dataskyddsförordningens artikel 6 punkt 1.c). Om en inspelning involveras i ett konkret klagomålsärende eller i säkerhetshändelser, raderas samtalet först när detta eller dessa ärende(n) eller händelse(r) har avslutats i enlighet med preskriptionsreglerna, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1. f). Om inspelningen är relaterad till flera olika ändamål, lagras den i enlighet med den längsta lagringsperioden.
Rätt att invända
Du har i vissa fall rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter i samband med inspelning av samtal enligt dataskyddsförordningens artikel 21. Detta gäller bland annat när vi har spelat in samtalet baserat på våra legitima intressen, enligt dataskyddsförordningens artikel 6, punkt 1.f).
Övrig information och dina rättigheter
Under vissa omständigheter har du rätt till insyn, rättelse eller radering av personuppgifter och/eller begränsning av behandlingen. Läs mer om dataskyddsansvar, delning av information och dina rättigheter i vår Information om behandling av personuppgifter.
